Ведение расчетов с подотчетными лицами нередко сопровождается ошибками. Внешняя проверка финансовой деятельности организации часто рассматривает данные операции. Чтобы избежать замечаний, следует исключить нарушения.

Ошибки в ведении расчетов с физическими лицами в  организациях можно условно объединить в три группы. В частности, выделяют нарушения:

связанные с направлением сотрудников в командировки,
документального ведения расчетов с сотрудниками организации,
нормативных требований к порядку ведения бухгалтерского учета.

В организациях чаще всего встречаются нарушения первых двух групп.

Многие организации направляют сотрудников в служебные командировки. Самыми частыми ошибками являются следующие.

Возмещение расходов на проезд — согласно пункту 12 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещают при предъявлении документов, которые подтверждают затраты. В соответствии с пунктом 19 Инструкции № 62, если работник получил аванс на эти цели, а билеты предоставить не может, руководитель может разрешить оплату проезда по минимальной стоимости. Учитывая применение Инструкции № 62 в части, не противоречащей Трудовому Кодексу РФ, Положению № 749, ошибочно возмещение в размере стоимости проезда при отсутствии билетов.

Возмещение затрат, которые не должны оплачиваться при командировках,— второе распространенное нарушение. Например, работник, приобретая билет на поезд, покупает полис добровольного страхования. Стоимость второго документа не компенсируется.

Найм жилого помещения — неверным признается превышение действующих норм. В бюджетных учреждениях расходы на гостиницы возмещают по фактическим затратам, но не более 550 рублей в сутки. Превышение суммы компенсируют за счет экономии средств федерального бюджета или собственной деятельности, приносящей доход.

К данным ошибкам по ведению расчетов относят следующие.

Возмещение расходов без подтверждающих документов — согласно статье 9 ФЗ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пункту 7 Инструкции № 157 операции оформляются документами. Они необходимы для ведения бухгалтерского учета. Принимаются документы унифицированных форм. Если последние отсутствуют, то обязательно нужно отразить реквизиты:

Нарушение предельного размера расчетов наличностью — Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 года № 1843-У установлена максимальная сумма 100 тысяч рублей. При операциях с наличными средствами между юридическими лицами по одному или нескольким документам или одному договору нельзя превышать ограничение.

Выдача денег под отчет без письменного заявления — средства выдаются по решению руководителя на основании заявления, в котором необходимо отразить назначение аванса, срок, на который сотрудник получает деньги. Вместе с заявлением подается обоснование размера аванса в произвольной форме.

Законодательные требования, контролирующие ведение расчетов с физическими лицами, Вы можете уточнить в компании «Аудит в бизнесе и финансах». Организация предоставляет консультационные и аудиторские услуги по различным вопросам. Подробности — по телефону.

Смотрите также: порядок начисления и выплаты дивидендов.