Срок хранения бухгалтерской отчетности

Срок хранения бухгалтерской отчетности определяется в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Минимальное время хранения документов бухгалтерского учета составляет 5 лет.

Чтобы уточнить сроки хранения относительно отдельных документов, нужно использовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Далее — Перечень). Информация относительно времени сохранения бухгалтерских документов представлена в разделе «Учет и отчетность».

В пункте 351 указаны следующие сроки:

    1 год — ежемесячные документы,
    5 лет — квартальные,
    бессрочно — годовые.

Следует обратить внимание, что законы и нормативные акты могут по-разному ограничивать срок хранения бухгалтерской документации. В таких случаях нужно соблюдать максимально указанное время. Началом отсчета времени считается 1 января года, идущего после завершения делопроизводства.

Уничтожение документов

Документы, которые хранятся постоянно, являются частью архива компании. Он входит в Архивный фонд РФ. Их ликвидация запрещена. С другой стороны, нет определенных требований к устранению бумаг, которые не входят в фонд. Поэтому можно разработать собственный порядок уничтожения. За основу рекомендуется принять последовательность, указанную в Основных правилах работы архива организации.

В соответствии с ними сначала проводится экспертиза. Для нее формируется комиссия, в которую входят не менее 3 квалифицированных сотрудников. В обязательном порядке комиссия включает человека, ответственного за архив.

Комиссия отбирает дела для ликвидации согласно срокам хранения бухгалтерской документации и отчетности. Результаты ее работы переносятся в описи, акты для уничтожения, которые должен заверить подписью руководитель компании. В акты включают данные о бухгалтерской отчетности, срок которой истек. Например, в текущем году это будут квартальные, ежемесячные отчеты за 2006 и более ранние годы.

Акт включает информацию по всем делам компании. Если дела носят однородные названия, их заносят под единым наименованием с указанием общего числа в группе.

Если акт составляют по собственной форме, то нужно обязательно указать следующие реквизиты:

    дата написания,
    наименование дел,
    количество документов,
    крайние даты,
    продолжительность хранения со ссылкой на соответствующий нормативно-правовой акт,
    подписи членов комиссии, руководителя.

Бумаги передают на утилизацию с приемо-сдаточной накладной, в которой отмечают:

    дату передачи,
    количество дел,
    вес.

Если по истечении срока хранения отчетность бухгалтерии ликвидируется силами организации, накладная не требуется. Достаточно на акте отметить «Утилизировано».

Аудит в бизнесе и финансах» – услуги консалтинга в бухгалтерском учете

Решение некоторых вопросов требует много времени на изучение аспектов законодательства. Наша консалтинговая аудиторская фирма готова оказать помощь в решении сложных задач. Консультационные услуги предоставляются в удобной форме — письменной или устной.

Необходимо верно оценить своевременность утилизации. Нередко клиентам требуется восстановление бухгалтерии. Например, если нужно предоставить отчетность в налоговые органы.

Если Вам необходимо определить срок хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующими ограничениями, обращайтесь к специалистам компании «Аудит в бизнесе и финансах». Подробности — по телефону.


Среди наших услуг:

    независимое заключение аудиторов
    консультации аудиторов


все публикации