Хранение документов бухгалтерского учета является обязательным для любого предприятия, какую организационно-правовую форму оно бы не имело. Каждое учреждение обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и отчеты на протяжении срока, установленного действующим законодательством.

Первичные учетные документы, регистры и бухгалтерские отчеты хранятся не менее пяти лет. Документы учетной политики предприятия, в том числе рабочий план счетов бухучета и другая документация, должны сохраняться на протяжении пятилетнего срока с окончания года, в котором они использовались в последний раз. Если какой-либо из документов утерян, может стать необходимым восстановление бухгалтерии.

Ответственным за организацию хранения бухгалтерских документов является руководитель предприятия. Документы, с которыми в течение отчетного года ведется работа, хранятся в бухгалтерии. Первичная бухгалтерская документация комплектуется в хронологическом порядке.

Нормативные акты и документы, регламентирующие порядок хранения

Существует ряд нормативных актов, которые регламентируют правила и порядок хранения бухгалтерских документов. К их числу относятся:

ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г (статья 17) — основной документ, в соответствии с которым осуществляется хранение документов бухгалтерского учета,

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22.10.2004 №125-ФЗ),

ФЗ «Об АО» от 26.12.1995 N 208-ФЗ (статья 89),

ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 N 14-ФЗ (статья 50),

«Основные правила работы архивов организации» (одобр. решением Росархива от 06.02.2002),

«Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105).

Данные нормативные акты определяют, какие документы подлежат обязательному хранению в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и иных учреждениях.

Правила хранения документов бухгалтерии в закрытых и открытых акционерных обществах регламентированы статьей 89 Федерального Закона «Об АО» от 26.12.1995 N 208-ФЗ. Хранению подлежат:

документы, подтверждающие имущественные права АО,

бухгалтерская отчетность и приложения к ней,

проспекты эмиссии ценных бумаг,

заключения ревизионной комиссии,

ежеквартальные отчеты эмитента,

а также внутренняя документация АО.

Состав документации, которая подлежит хранению в обществах с ограниченной ответственностью, определяется статьей 50 Федерального Закона «Об ООО» от 08.02.1998 N 14-ФЗ. К ней относятся:

документы, подтверждающие имущественные права ООО,

бухгалтерская отчетность,

учетные регистры,

первичные документы и приложения к ним,

заключения ревизионной комиссии,

проспекты эмиссии облигаций и других ценных бумаг,

заключения ревизионной комиссии

и иная документация, хранение которой предусмотрено уставом общества и законодательством.

Проверить, насколько правильно соблюдается порядок, срок хранения бухгалтерской отчетности и другой важной документации, помогает внутренний аудит на предприятии. Своевременно выполненная проверка позволяет систематизировать хранение документов бухгалтерского учета, хранение документов общества и восстановить необходимую документацию.

все публикации